ส่วนประกอบของระบบ

• Research Management Database (RMDB): ใช้ Relational DBMS เป็นฐานข้อมูลของระบบ
• Research Management Service (RM-Service): เป็น Web Application สำหรับนักวิจัยกรอกข้อมูลแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ และดูประกาศแจ้งจากหน่วยงานดูแลงานวิจัย
• Research Management Application (RM-App): เป็น Windows Application สำหรับหน่วยงานดูแลโครงการวิจัยใช้ในการสืบค้น แก้ไขข้อมูล สรุปและจัดทำรายงาน

ระบบบริหารจัดการงานวิจัย Advanced Research Management

ปัจจุบันหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างมีภารกิจที่ทางด้านงานวิจัยกันอย่างหลากหลาย และมีปริมาณที่นับวันจะสูงยิ่งขึ้น งานวิจัยต่างๆ ถือว่าเป็นข้อมูลทรัพย์สินขององค์กรที่ควรค่าต่อการเก็บรักษา การจัดเก็บรักษาข้อมูลที่ดีเป็นระบบและระเบียบที่ถูกต้องจะสามารถก่อให้เกิดฐานข้อมูลที่เป็นทรัพยากรอันมีค่าขององค์กร การที่องค์กรสามารถนำข้อมูลที่มีไปสู่ระบบสารสนเทศที่บริหารจัดการสนับสนุนการดึงไปใช้ประโยชน์ได้จำเป็นที่จะต้องมีวิธีการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลในสภาพที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน สามารถนำไปประมวลผลใช้ประกอบการตัดสินใจรวมทั้งการตอบปัญหาต่างๆ ได้ในการบริหารงานขององค์กร สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นได้เพื่อให้เกิดความรวดเร็วทันต่อความต้องการ

ระบบบริหารจัดการงานวิจัย (ARM: Advanced Research Management) ประกอบไปด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลเพื่อเป็นฐานข้อมูล สอดคล้องการดำเนินงานตามขั้นตอนงานวิจัยอันประกอบไปด้วย ประกาศรับข้อเสนอโครงการ การพิจารณาจัดสรรทุน การอนุมัติเบิกจ่าย การควบคุมจัดหาวัสดุครุภัณฑ์ รวมไปถึงการติดตามประเมินผลการดำเนินงาน ทั้งนี้รองรับการนำข้อมูลไปสู่การเผยแพร่สู่สาธารณชนได้อย่างสะดวก องค์กรสามารถนำข้อมูลจากระบบไปจัดทำรายงานประกอบการดำเนินงาน และรายงานในระดับผู้บริหารเพื่อการบริหารจัดการได้ทันต่อความต้องการที่มีการเปลี่ยแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ก่อให้เกิดการบริหารจัดการโครงการวิจัยมีประสิทธิภาพทั้งในด้านการลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ความถูกต้องของข้อมูล ลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ และสามารถนำข้อมูลไปใช้ตรวจสอบประกันคุณภาพได้

เอกสารสำคัญที่ถูกบรรจุในโครงการวิจัยของแต่ละชิ้นนับเป็นจำนวนเอกสารในปริมาณที่สูงมาก บางองค์กรอาจมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการเอกสารด้วย Word Processor และ Spread Sheet แต่ยังไม่มีการนำฐานข้อมูลมาใช้ การทำงานประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

• การประกาศรับข้อเสนอโครงการ
• การรวบรวมเอกสารขอเสนอโครงการ จัดกลุ่มโครงการ และสรุปข้อมูลโครงการให้คณะกรรมการพิจารณา
• จัดลำดับความสำคัญโครงการจากคะแนนที่ได้จากคณะกรรมการ
• ส่งข้อสรุปข้อเสนอโครงการให้สภาวิจัยจัดสรรงบประมาณที่ได้รับให้กับโครงการวิจัย
• การติดตามการดำเนินงาน (การส่งรายงาน. การเบิกจ่าย)
• การประเมินผลการดำเนินงาน

ข้อมูลต่างๆ ถูกจัดเก็บในรูปของแฟ้มเอกสารที่ไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน เมื่อมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอาจทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน รวมถึงการเรียกค้นข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานต่างๆ มีความลำบาก ซึ่งในขั้นตอนเหล่านี้เจ้าหน้าที่ขององค์กร จะต้องเป็นผู้บันทึกข้อมูลที่ได้รับจากเอกสารต่างๆ ลงในคอมพิวเตอร์เองทั้งหมด ด้วยจำนวนบุคลากรที่มีอยู่ในปัจจุบันทำให้การทำงานไม่รวดเร็วเท่าที่ควร และอาจมีข้อผิดพลาดในการบันทึกได้ง่าย

เพื่อให้ข้อมูลที่มีอยู่สามารถนำไปสร้างมูลค่าเพิ่ม ARM ได้ออกแบบการทำงานบางส่วนจากเอกสารกระดาษไปเป็น Electronic Form ใช้ข้อมูลเป็น Electronic ทำงานรับส่งผ่านระบบเครือข่าย มีการนำฐานข้อมูลมาใช้ในการบันทึกข้อมูลแทนการใช้ Microsoft office เดิม